Buchhaltung für Einzelunternehmerinnen

Buchhaltung gehört zu den wichtigsten Aufgaben für Einzelunternehmerinnen – auch wenn sie oft lästig wirkt. Mit der richtigen Struktur, einem passenden Tool wie Lexware und einer klaren Routine wird sie zum wertvollen Steuer- und Business-Controlling-Tool. Hier erfährst du die Basics und wie du deine Buchhaltung effizient organisierst.

Miriam Kollmann

Finanzmentorin und zertifizierte Finanzberaterin

 

Das Wichtigste in Kürze

  • Grundlage: Buchhaltung erfasst alle Einnahmen & Ausgaben → Basis für Steuer & Controlling.
  • Einfache Erfassung: Belege sammeln, ablegen, richtig zuordnen.
  • Software nutzen: z. B. Lexware Office für Buchungen, Steuer & Zusammenarbeit mit Steuerberatung.
  • Selbst machen oder outsourcen: Steuerberater:in, Buchhalter:in oder Assistenz – je nach Bedarf und Budget.
  • Regelmäßige Routine: Mindestens 1× pro Monat buchen → spart Stress & gibt Klarheit.

Was ist überhaupt Buchhaltung?

Die Buchhaltung befasst sich mit der strukturierten Erfassung und Dokumentation aller finanzieller Vorgänge im Unternehmen. Die Buchhaltung bildet für dich die Grundlage deiner Steuererklärung. Das, was also bei der Buchhaltung am Ende herauskommt, gibst du in deiner Steuererklärung an. Größere Unternehmen, insbesondere Kapitalgesellschaften haben es da etwas schwerer. Die müssen nämlich meist Bilanzieren und haben eine Buchführungspflicht, was das ganze viel komplizierter macht. Als Einzelunternehmerin brauchst du das in den meisten Fällen nicht, du musst nur alle Einnahmen und Ausgaben erfassen und am Ende deinen Gewinn oder Verlust in der Steuererklärung angeben.

Warum Buchhaltung so wichtig ist

  • Stressfreie Betriebsprüfung: Wenn deine Buchhaltung sauber ist, hast du im Fall der Fälle deutlich weniger Ärger. Eine chaotische Buchhaltung ist beim Finanzamt gar nicht gern gesehen und im schlimmsten Fall musst du Steuern nachzahlen, da du manche Dinge, die du angegeben hast nicht sauber nachweisen kannst.
  • Controlling für dein Business: Umsatz, Kosten, Gewinn – all das siehst du in der Buchhaltung. Sie ist die Basis für z.B. Gehaltsplanung, Budgets und Skalierung.

Wie funktioniert Buchhaltung?

Als Einzelunternehmerin hast du relativ viel Freiraum, wie du deine Buchhaltung machen willst. Wichtig ist nur, dass alles korrekt berechnet wurde. Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten, wie man seine Buchhaltung machen kann

Analog

Wenn du deine Buchhaltung auf Papier machen möchtest, druckst du alle Belege (Rechnungen, die du stellst, Rechnungen, die du bekommst, Belege, Quittungen etc.) aus und heftest es ordentlich ab. Du kannst die Belege beschriften, Kategorisieren und markieren. Wichtig ist nur, dass Originalbelege auch in Originalform vorliegen (also zum Beispiel ein Kassenbon). Dann legst du dir eine Tabelle an, wo du jeden Vorgang einträgst mit Datum, Nummer, Betrag und Bezeichnung. Am Ende des Monats (du kannst das auch Jahresweise machen, das ist aber vermutlich zu umständlich) rechnest du alles zusammen und hast dann entweder einen Gewinn, oder einen Verlust.

Achtung: diese Form der Buchhaltung ist Veraltet. Die E-Rechnungspflicht kann so nicht eingehalten werden. Du bist verpflichtet, Rechnungen digital 10 Jahre zu speichern. Wenn dir das aber spaß macht und es für dich so übersichtlicher ist, kannst du natürlich trotzdem deine Buchhaltung Analog machen, aber nur als Ergänzung zu einem anderen System.

Excel

Du kannst deine Buchhaltung auch digital in Excel oder einem ähnlichen Programm machen. Dafür erstellst du dir eine Vorlage, die du dann jeden Monat kopierst und ausfüllst. Auch hier trägst du jeden Vorgang ein mit Datum, Nummer, Betrag und Bezeichnung. Die Belege kannst du dann auf deinem Computer in einem Ordner abspeichern. Der Übersichtlichkeit halber solltest du dir für jedes Jahr, für den Monat einen eigenen Ordner anlegen und die Belege genauso beschriften, wie sie in der Exceltabelle eingetragen sind.

Wichtig: Originale Kassenbons oder Quittungen müssen zudem im Original vorliegen. Dafür kannst du dir einen extra Ordner anlegen.

Buchhaltungssoftware

Die wohl modernste und einfachste Vorgehensweise ist wohl die, eine Buchhaltungssoftware zu nutzen. Meine Empfehlung ist Lexware Office, das benutze ich selbst auch und bin sehr zufrieden. Du hast dort gleich mehrere Vorteile:

  • Bankverknüpfung: du kannst dein Businesskonto verknüpfen und direkt jede Transaktion mit dem dazugehörigen Beleg verbinden.
  • Cloud: alle Rechnung werden für dich direkt im Programm gespeichert, du musst keinen extra Ordner auf deinem Computer anlegen und auch nichts ausdrucken
  • Einfachere Steuererklärung: bei einem Buchhaltungsprogramm wählst du bei jeder Transaktion aus, zu welcher Kategorie das gehört (in der Fachsprache heißt das „Konto“). Du legst also direkt fest, ob das Fahrtkosten sind, Büromaterial, neue Technik etc. Das macht es dir in der Steuerklärung sehr viel leichter, weil das dort auch so Kategorisiert wird. Mit Excel oder Analog musst du bei der Steuererklärung alles nochmal zusammensuchen, was wohin gehört.
  • Zusammenarbeit mit einer Steuerberatung: du kannst deiner Steuerberatung Zugriff auf deinen Account geben.
  • Auswertungen: du kannst dir Statistiken und Grafiken anzeigen lassen um besser zu sehen, wo dein Business gerade steht.
  • E-Rechnungspflicht: Lexware Office bietet zahlreiche hinweise und tools, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen
  • Rechnungsstellung: Du kannst sogar gleich im Programm deine Rechnungen erstellen und versenden.

Selbst machen oder outsourcen?

Jetzt musst du dich entscheiden, ob du deine Buchhaltung selbst machen möchtest, oder sie lieber abgeben willst. Wenn du es abgibst, sparst du wertvolle Zeit und hast jemanden an der Seite, der richtig Ahnung davon hat und dir im Besten Fall sogar Tipps geben kann, was noch zusätzlich absetzbar ist. Deine Buchhaltung abzugeben, hat aber seinen Preis und sollte auf keinen Fall gemacht werden, wenn du null Plan davon hast. Auch BuchhalterInnen und SteuerberaterInnen machen manchmal Fehler und es wäre fatal, wenn du das aufgrund von fehlendem Wissen nicht bemerkst. Ein gewisses Grundwissen sollte vorhanden sein, bevor du das Ganze abgeben kannst. Hier die Möglichkeiten, wie du outsourcen kannst:

Steuerkanzlei

Viele SteuerberaterInnen, die in einer Kanzlei arbeiten, bieten Buchhaltung direkt mit an. Das kann aber gerade bei steigendem Umsatz sehr teuer werden. Vorteil dabei ist, man hat alles aus einer Hand und spart sich Kommunikation mit mehreren Dienstleistern. Nachteil ist, dass du unterjährig wenig Einblick in deine Bücher hast, wenn überhaupt Quartalsweise. Gerade am Anfang kann das schwierig sein.

BuchhalterIn

Es gibt auch die Möglichkeit einen/eine BuchhalterIn zu engagieren, der/die nicht in der gleichen Kanzlei arbeitet, wie der/die SteuerberaterIn. Als Einzelunternehmerin ist das aber erfahrungsgemäß schwer, so jemanden zu finden, da die Leistungen oft nur für größere Unternehmen oder Kapitalgesellschaften angeboten werden.

Buchhaltungsassistenz

Mittlerweile gibt es viele sogenannte virtuelle AssistentInnen, die Buchhaltung anbieten. Dabei handelt es sich oft um gelernte Bürokauffrauen o.Ä., die nun auf selbstständiger Basis ihre Dienstleistungen anbieten und andere Selbstständige dabei unterstützen. Die kosten liegen dafür bei ca. 250€ monatlich, je nach Umfang. Im Rahmen meines Mentorings biete ich eine langfristige Betreuung inklusive Buchhaltung (auch mit Rechnungsstellung) ab 100€ mtl. an.

Wann sollte ich meine Buchhaltung machen?

Du bist ab Tag 1 deiner Selbstständigkeit dazu verpflichtet, deine Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen. Gerade am Anfang kann es aus Kostengründen Sinn machen, die Buchhaltung mit einem ordentlichen Programm selbst zu machen. Wichtig dabei ist, dass du es regelmäßig machst. Überlege dir am Besten eine Buchhaltungsroutine, die du jede Woche oder jeden Monat machst, damit du nicht kurz vor der Steuererklärungsfrist Panik bekommst und dann auf die Schnelle 300 Belege buchen musst. Auch wenn du mit einer Assistenz oder Kanzlei zusammenarbeitest, musst du ein paar Dinge noch selbst erledigen. Zum Beispiel: Kassenbons oder Quittungen regelmäßig über die Lexware Office App einscannen oder als Foto an den/die DienstleisterIn schicken oder schauen, dass alle Rechnungen richtig an die Person geschickt wurden (das kann man alles automatisieren über bestimmte Mail Adressen). Umso sauberer du das alles mitverfolgst, desto mehr Ruhe hast du damit. Meine Empfehlung ist mindestens einmal im Monat alles erledigen.

Fazit

Buchhaltung klingt trocken, aber sie ist dein stärkstes Tool für Klarheit und Struktur im Business. Nutze ein Programm wie Lexware, damit bist du für E-Rechnungspflicht, Steuererklärung und alles weitere gut Vorbereitet. Eine saubere Buchhaltung ist unerlässlich, wenn du langfristig erfolgreich sein willst.