Ein Geschäftskonto mit Unterkonten (Spaces, Pockets, je nach Anbieter) ist ein echter Gamechanger für alle Selbstständigen, die ihre Finanzen strukturiert und stressfrei verwalten wollen. Besonders wenn du Umsatzsteuer abführst und Rücklagen für Einkommen- oder Gewerbesteuer brauchst, hilft dir ein smartes Kontensystem dabei, nie den Überblick zu verlieren – und unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Umsatzsteuer? Immer 19 % automatisch zurücklegen!
- Einkommenssteuer & Gewerbesteuer? 30 % vom Gewinn zurücklegen.
- Mit Spaces/Unterkonten steuerst du deine Rücklagen übersichtlich & flexibel.
- Vorauszahlungen ans Finanzamt kommen quartalsweise – besser vorbereitet sein.
- Tipp: Nutze ein Konto mit automatischer Einkommensverteilung.
Was sind Spaces und Pockets?
Spaces oder Pockets, je nach Bank, sind virtuelle Unterkonten, die du zusätzlich zu deinem Hauptgeschäftskonto einrichten kannst. Sie sind deinem Geschäftskonto untergeordnet und du hast in deiner Online Banking App alles übersichtlich.
Du kannst: ihnen eigene Namen geben (z. B. „Umsatzsteuer“, „Steuern“, „Laptop sparen“), auswählen, ob du feste Beträge oder Prozentsätze verteilen willst, Regeln festlegen, ab welchem Geldeingang verteilt werden soll und mit Daueraufträgen oder automatischer Verteilung arbeiten
Warum du Unterkonten nutzen solltest
Unterkonten eignen sich besonders gut für Steuerrücklagen. Als Selbstsändige Steuerrücklagen zu bilden ist essentiell, da es sonst passieren kann, dass du deine Steuern nicht pünklich ans Finanzamt zahlen kannst. Das kann im schlimmsten Fall zu Steuerschulden und hohen Verzugszinsen führen. Um das zu vermeiden, kannst du Unterkonten nutzen und deinen Umsatz direkt so verteilen, dass du ausreichend Geld für die Steuer beiseite gelegt hast.
Welche Steuern du zurücklegen musst
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer, oder auch Mehrwertsteuer genannt, sind in den meisten Fällen 19%. Diese weist du auf all deinen Rechnungen mit aus und bekommst sie von dem bzw. der KundIn direkt mit überwiesen. Du hast nun Bruttoumsatz gemacht, wichtig hierbei zu beachten ist aber, dass du die Umsatzsteuer quasi nur für das Finanzamt „einsammelst“. Das Geld gehört nicht dir, sondern dem Finanzamt und das legst du am besten direkt zur Seite. Die Umsatzsteuer musst du, je nach dem wie viel Umsatz du machst, jährlich, quartalsweise oder monatlich an das Finanzamt abführen. Wenn du Kleinunternehmerin bist, musst du keine Rücklagen für die Umsatzsteuer bilden, da du sie weder ausweist noch einnimmst. Für dich trotzdem wichtig:
Einkommens – und Gewerbesteuer
Die Einkommenssteuer zahlst du auf deinen Gewinn. Das bedeutet: das, was nach deinen geschäftlichen Ausgaben übrig bleibt. Das wird immer jährlich betrachtet und du hast einen Freibetrag von ca. 12.000€. Üblicherweise möchte das Finanzamt quartalsweise Vorauszahlungen haben für das aktuelle Jahr, das wird dir immer im vorhinein mitgeteilt. Die Höhe deiner Einkommenssteuer richtet sich danach, wie hoch dein Gewinn in dem zu betrachtenden Jahr ist. Eine genaue Berechnung findest du hier. Zusätzlich zur Einkommenssteuer kommt ab einem Gewinn von 24.000€ jährlich noch die Gewerbesteuer. Die gilt nicht für dich, wenn du freiberuflich bist (also Arzt, Rechtsanwalt etc.). Wie du die Gewerbesteuer berechnest, findest du hier.
So funktioniert’s in der Praxis
Schritt 1: Verschaff dir einen Überblick
Bevor du richtig loslegst, überleg dir am Besten, welche Steuern du zahlt, wie viel das ungefähr ist und wann du sie abführen musst. Das erleichtert dir deine Planung und die nächsten Schritte.
Das kann zum Beispiel so aussehen:
Meine Umsatzsteuer zahle ich quartalsweise, das sind ca. 10.000€.
Alle meine Einnahmen sind Umsatzsteuerpflichtig und ich bin keine Kleinunternehmerin.
Meine Einkommens – und Gewerbesteuer zahle ich Quartalsweise im Voraus, das sind auch 10.000€, meist bekomme ich davon noch ein bisschen was wieder.
Tipp:
Besprich das am Besten mit deiner Steuerberaterin. Frag dort nach einer Aufstellung, wann welche Steuern zu zahlen sind und erzähl ihr am Besten von deinem Vorhaben.
Schritt 2: Unterkonten einrichten.
Nun richtest du dir die Unterkonten ein, die du brauchst. In diesem Fall 2 Stück, eins für Umsatz – und eins für Einkommens – und Gewerbesteuer. Du benennst sie dementsprechend und vergibst nach Bedarf auch eigene IBANs. Das ist besonders praktisch, da das Finanzamt die Steuern so automatisch abbuchen kann.
Schritt 3: Regeln festlegen.
Bei der Umsatzsteuer ist es relativ einfach. Von jedem Umsatz der reinkommt, fließen direkt 19% auf das Umsatzsteuer – Unterkonto.
Bei der Einkommens – und Gewerbesteuer hast du 3 Möglichkeiten:
Du kannst auch hier einen Prozentsatz festlegen, der automatisch auf das Unterkonto fließen soll. Hier eignet sich dein sogenannter Durchschnittssteuersatz, der liegt meist bei um die 30%. Das bezahlst du ja auf deinen Gewinn und nicht auf den Umsatz, das heißt wenn du 30% von deinem Umsatz zur Seite legst sollte das genug Puffer sein. Auch hier kannst du Rücksprache mit deiner Steuerberatung halten.
Alternativ kannst du auch einen festen Betrag einrichten, der jeden Monat auf das Unterkonto überwiesen wird. Teile am besten deine Quartalsweise Vorauszahlung ans Finanzamt durch 3 (weil das Quartal 3 Monate hat), so hast du genau die Summe parat, die das Finanzamt haben will. Wenn du auf Nummer sichergehen willst, kannst du hier natürlich auch ein bisschen aufrunden.
Wenn du es noch genauer machen willst, kannst du auch monatlich deine Buchhaltung sauber führen und deinen aktuellen Gewinn berechnen und anhand dessen anschließend berechnen, wie viele Steuern du aktuell zahlen müsstest. So hast du genug Geld in deinem Unterkonto, auch wenn dein Umsatz dieses Jahr höher ist, als was das Finanzamt angesetzt hat für die Vorauszahlung. Eine kleine Fehlerquelle gibt es hier jedoch: bei der Einkommenssteuer hast du einen Freibetrag von ca. 12.000€ pro Jahr, das bedeutet dass du erst ab einem Einkommen von über 12.000€ Steuern zahlen musst. Wenn du im Januar also 10.000€ Umsatz gemacht hast, würdest du auch kein Geld für die Steuer beiseite legen, weil du noch innerhalb vom Freibetrag bist.
Auch hier gilt natürlich wieder: jedes Business ist individuell und braucht individuelle Planung. Bau dir ein System, das für dich passt.
Welche Bank eignet sich dafür?
Es gibt viele Banken, die Unterkonten anbieten. soweit ich weiß, gibt es aber keine, wo dieser Service kostenlos ist. Besonders wichtig ist, dass du dir die Unterkonten dort einrichtest, wo du auch den Geschäftskonto hast, was du im besten Fall nur ein Mal einrichtest.
Meine Empfehlung ist N26: hier gibt es ab 4,90€ im Monat 10 Unterkonten mit eigenen IBANs. Ich selbst bin dort schon lange Kundin und habe bisher ausschließlich gute Erfahrungen gemacht.
Generell solltest du bei der Auswahl deines Bankkontos aber immer auf verstecke Gebühren achten. Anbieter wie Finom erheben z.B. hohe Gebühren auf jede Kartenzahlung.
Fazit
Mit einem Geschäftskonto inklusive Spaces oder Unterkonten schaffst du dir Struktur, Planungssicherheit und steuerliche Gelassenheit. Du vermeidest das böse Erwachen bei Steuerzahlungen, kannst Rücklagen automatisch bilden und dein Business bewusst steuern. Die paar Euro im Monat für ein gutes Geschäftskonto sind bestens investiert – vor allem in deine Ruhe.