Start als Kleinunternehmerin – selbst machen
Wenn du ganz am Anfang stehst und als Kleinunternehmerin startest, brauchst du keine Steuerberaterin. In dieser Phase reicht es völlig aus, deine Buchhaltung selbst zu machen. Meine Empfehlung: Nutze ein Buchhaltungsprogramm wie Lexware Office. Damit kannst du Rechnungen schreiben, Belege hochladen, Buchungen kategorisieren und behältst jederzeit den Überblick. Falls dir der Einstieg schwerfällt, lohnt sich eine kurze Einführung in das Programm.
Ab der Umsatzsteuerpflicht – Steuerberaterin einschalten
Sobald du umsatzsteuerpflichtig wirst, empfehle ich dir, dir eine Steuerberaterin zu suchen. Ab hier wird es komplexer und Fehler können schnell teuer werden. Eine Steuerberaterin unterstützt dich bei den Voranmeldungen und beim Jahresabschluss. Du kannst ihr direkt bei Lexware Office einen Zugang einrichten, so hat sie Zugriff auf deine Buchhaltung. Die Buchhaltung selbst kannst du ab diesem Punkt auch teilweise abgeben – z. B. an eine virtuelle Assistentin (VA).
Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin
Virtuelle Assistentinnen sind oft gelernte Bürokauffrauen o.Ä., die nun selbstständig ihre Leistungen anbieten und die Buchhaltung für andere übernehmen. In meinem Mentoring biete ich eine langfristige Begleitung inkl. Buchhaltung ab 100€ monatlich an.
So funktioniert es in der Praxis:
- In Lexware Office wird eine spezielle Mail-Adresse eingerichtet, die du ausschließlich als Rechnungsadresse nutzt.
- Deine VA hat Zugriff auf diese Adresse und bucht alle eingehenden Belege und Rechnungen direkt im Programm.
- Du selbst lädst zusätzliche Belege (Kassenbons, Quittungen etc.) über die App hoch und legst die Originale sauber in deinem Steuerordner ab.
- Am Ende des Jahres ist alles bereits vollständig gebucht und die Steuerberaterin kann unkompliziert den Jahresabschluss machen.
Tipp: Richte beim Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat ein. Dann werden die laufenden Vorauszahlungen automatisch abgebucht und am Jahresende musst du nur noch nachzahlen oder bekommst Geld zurück.
Deine monatliche Buchhaltungsroutine
Auch wenn du eine VA hast, bleibst du verantwortlich. Lege dir am besten eine feste Routine, z. B. einmal im Monat:
- prüfen, ob alle Rechnungen eingegangen sind (evtl. auf anderen Mailadressen),
- kontrollieren, ob alle Belege hochgeladen wurden,
- offene Punkte mit deiner VA besprechen,
- einen Blick auf deine Zahlen werfen: Wie lief der Monat? Umsatz, Kosten, Gewinn.
So hast du jederzeit Klarheit über dein Business. Bitte mach nicht den Fehler, alles so abzugeben, dass du garkein Ahnung mehr hast, wo du gerade stehst.
Rechnungsstellung outsourcen (optional)
Wenn du aus Zeitgründen noch mehr abgeben möchtest, kannst du auch die Rechnungsstellung an deine VA auslagern. Das spart dir Zeit im Alltag und sorgt dafür, dass deine Kundinnen immer pünktlich und korrekt ihre Rechnungen erhalten.
Fazit
Am Anfang lohnt es sich, die Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen – das verschafft dir ein gutes Verständnis und spart Kosten. Spätestens mit der Umsatzsteuerpflicht solltest du eine Steuerberaterin dazuholen und überlegen, Teile der Buchhaltung an eine Assistentin abzugeben. Mit der richtigen Struktur hast du wenig Stress, klare Zahlen und kannst dich voll auf dein Business konzentrieren.