Einkommensteuer
Die Einkommensteuer ist die wichtigste Steuer für dich als Selbstständige. Sie wird nicht auf deinen gesamten Umsatz fällig, sondern auf deinen Gewinn – also deine Einnahmen abzüglich der Betriebsausgaben. Für deine Selbstständigkeit ermittelst du das mit der sogenannten EÜR ( Einnahmen-Überschuss-Rechnung). So wie der Name schon sagt, du berechnest im Prinzip wie viele Einnahmen noch übrig sind, wenn man alles abzieht, was man abziehen darf. Grundsätzlich zahlt jede*r in Deutschland Einkommensteuer, unabhängig davon, woher das Einkommen stammt. Das bedeutet: Hast du neben deiner Selbstständigkeit weitere Einkünfte, zum Beispiel aus einem Minijob oder aus der Vermietung einer Wohnung, werden diese zusammengerechnet und gemeinsam versteuert.
Berechnung
Um deine Einkommensteuer zu berechnen, gehst du Schritt für Schritt vor: Zuerst addierst du alle Einnahmen eines Jahres. Davon ziehst du alle abzugsfähigen Ausgaben ab – man spricht hier auch vom „etwas von der Steuer absetzen“. Grundsätzlich gilt: Hast du Geld ausgegeben, um Einnahmen zu erzielen oder dein Business voranzubringen, kannst du diese Kosten in der Regel absetzen. Beispiel: Du bist Fotografin und kaufst dir ein neues Bildbearbeitungsprogramm – diese Ausgaben mindern dein zu versteuerndes Einkommen. Das gleiche Prinzip gilt auch für andere Einkunftsarten: Vermietest du zum Beispiel eine Wohnung, ziehst du dort die entsprechenden Kosten ab und rechnest dann alle Einkünfte zusammen. Zusätzlich kannst du z.B. auch Sonderausgaben und Vorsorgeaufwendungen berücksichtigen – etwa deine Krankenversicherung oder spezielle Formen der privaten Altersvorsorge. Am Ende bleibt dein „zu versteuerndes Einkommen“ (zvE).
Um die konkrete Höhe der Steuer zu ermitteln, kannst du einen Einkommensteuerrechner im Internet nutzen. Der zeigt dir direkt, wie viel du zahlen musst. Wichtig zu wissen: Es gibt nicht den einen festen Steuersatz. Die Einkommensteuer ist progressiv – das heißt: je mehr du verdienst, desto höher ist dein Steuersatz. Genau deshalb ist eine Berechnung „im Kopf“ kaum möglich.
Einkommensteuervorauszahlungen
Auch wenn du deine Steuererklärung nur einmal im Jahr abgibst, erwartet das Finanzamt von dir vierteljährliche Vorauszahlungen. Der Vorteil: Du vermeidest eine große Nachzahlung am Jahresende und verteilst deine Steuerlast gleichmäßig über das Jahr. Die Höhe dieser Vorauszahlungen richtet sich nach deiner Einkommensteuer aus dem Vorjahr. Auf dieser Basis legt das Finanzamt fest, welchen Betrag du quartalsweise zahlen musst. Praktisch ist es, wenn du jeden Monat automatisch einen Anteil deiner Vorauszahlung auf dein Steuerkonto überweist – so bist du liquide und vermeidest Stress. Zusätzlich kannst du dem Finanzamt auch ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen: Dann bucht es die fälligen Beträge direkt und pünktlich von deinem Konto ab.
Gewerbesteuer
Die Gewerbesteuer betrifft dich nur, wenn du ein Gewerbe angemeldet hast. Als Freiberuflerin bist du davon befreit. Ob deine Tätigkeit als freiberuflich gilt oder nicht, klärst du am besten mit einer Steuerberaterin. Typische Beispiele für Freiberuflerinnen sind Ärztinnen, Künstlerinnen oder Anwältinnen. Für Gewerbetreibende gilt ein Freibetrag von 24.500 € Gewinn. Liegt dein Gewerbeertrag darunter, zahlst du keine Gewerbesteuer. Erst wenn du mehr verdienst, wird sie fällig.
Berechnung
Für eine schnelle Einschätzung kannst du Online-Rechner nutzen. Dafür benötigst du deinen Hebesatz. Der Hebesatz wird von deiner Gemeinde festgelegt und liegt meist zwischen 200 % und 900 %. Du kannst ihn online ganz leicht nachschauen. Für genaue Zahlen und deine individuelle Situation solltest du dich aber unbedingt von einer Steuerberaterin beraten lassen.
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer betrifft fast alle Selbstständigen. Ob dein Business davon befreit ist, solltest du mit einer Steuerberaterin klären. Eine Ausnahme ist die sogenannte Kleinunternehmerregelung: Solange dein Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet, musst du keine Umsatzsteuer berechnen. Sobald du die Grenzen überschreitest, gilt die Regelung nicht mehr und du musst für deine Leistungen die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Ein einfaches Beispiel: Du bist Fotografin und verlangst für ein Shooting 1.000 Euro. Auf deiner Rechnung kommen zusätzlich 19 Prozent Umsatzsteuer dazu, also 190 Euro. Insgesamt stellst du deiner Kundin 1.190 Euro in Rechnung. Wichtig dabei: Die 190 Euro gehören nicht dir, sondern müssen ans Finanzamt weitergegeben werden. Dein tatsächlicher Umsatz sind also 1.000 Euro und nicht 1.190 Euro.
Berechnung
Die Berechnung der Umsatzsteuer ist im Prinzip simpel: eingenommene Umsatzsteuer – gezahlte Vorsteuer = Umsatzsteuer-Zahlung. Vorsteuer bedeutet: Die Umsatzsteuer, die du selbst für geschäftliche Ausgaben gezahlt hast, kannst du wieder abziehen. Beispiel: Du buchst ein Coaching für 1.000 Euro und zahlst darauf 190 Euro Umsatzsteuer. Gleichzeitig hast du von deiner Kundin 190 Euro Umsatzsteuer erhalten. Das Ergebnis: Die beiden Beträge gleichen sich aus und du musst dem Finanzamt nichts überweisen. Wichtig: Das gilt nur für betriebliche Ausgaben – private Kosten, wie ein Restaurantbesuch, kannst du nicht geltend machen. Damit du bei der Umsatzsteuer nicht in Schwierigkeiten kommst, empfiehlt es sich, jeden Zahlungseingang sofort aufzuteilen und 19 Prozent automatisch auf ein separates Steuerkonto zu überweisen. Zusätzlich kannst du dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen, sodass es die Beträge direkt abbucht. Gerade bei der Umsatzsteuer kann schnell etwas durcheinander geraten – deshalb ist es sinnvoll, im Zweifel immer Rücksprache mit einer Steuerberaterin zu halten und sicherzugehen, dass deine Buchungen korrekt laufen.
Fazit
Als Einzelunternehmerin oder Freiberuflerin solltest du vor allem drei Steuerarten im Blick behalten: Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer. Welche davon konkret auf dich zutrifft, hängt von deiner Tätigkeit und deinem Einkommen ab. Auch wenn Steuern im ersten Moment kompliziert wirken: Wenn du die Grundprinzipien verstanden hast und von Anfang an konsequent Rücklagen bildest, vermeidest du böse Überraschungen und behältst die Kontrolle über deine Finanzen. Am einfachsten ist es, dir ein separates Steuerkonto einzurichten und dort regelmäßig Geld zurückzulegen – so bist du jederzeit liquide, wenn das Finanzamt anklopft. Denke daran: Gerade im Steuerrecht gibt es viele Sonderfälle und Ausnahmen. Deshalb ist es immer sinnvoll, wichtige Fragen mit einer Steuerberaterin abzustimmen. So bist du auf der sicheren Seite und kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt – dein Business.